KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
I- Giriş, Genel Çerçeve ve Kavramsal Tanımlamalar
Türkiye Cumhuriyeti Anayasasında yapılan 2010 tarihli değişiklik ile kişisel verilerin korunması hakkı Anayasal güvenceye bağlanmıştır. Bu hakkı koruma altına almak amacıyla yasalaştırılan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”); başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak amacıyla, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemektedir. Kanun ile kişisel veri işleme yasaklanmamış, sadece belirli şartlara bağlanmıştır. Bu şartlardan ilki veri sorumlusunun kişisel verisi işlenen gerçek kişileri bilgilendirme yükümlülüğüdür. Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında, verileri işlenen ilgili kişilere aşağıdaki bilgilerin verilmesi gereklidir:
· Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
· İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
· Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesinde uyulacak usul ve esasları düzenleyen, 10.03.2018 tarih ve 30356 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ ile “Aydınlatma Metni” içerisinde yer alması gereken bilgiler hakkında detaylı açıklamalara yer verilmiştir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından Nisan 2019 tarihinde yayımlanan Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi Rehberi de kişisel veri işleyenlere yol göstermektedir.
KUTEL Hukuk & Avukatlık Ofisi (“Ofis”) unvanı altında faaliyet gösteren Avukat & Marka Vekili Ecenur TUNCEL UYANIK, KVKK kapsamındaki sorumluluklarının bilincindedir. Aşağıdaki bölümlerde tüm detayları ile açıklanacağı üzere, Ofis ile paylaşılan ve KVKK kapsamında işlenmesi gerekliliği ortaya çıkan kişisel veriler, KVKK mevzuatının amacına ve yasal sınırlarına uygun olarak işlenmektedir. Veri sorumlusu olarak; işlediğimiz kişisel verilerinizi hangi amaçla ve hangi yöntemle işlediğimiz ve benzeri yükümlülükler hakkında, Aydınlatma Metni olarak adlandırılan bu metin ile kişisel veri sahiplerini aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getirmekteyiz. Kişisel verilerin korunması ve özel hayatın gizliliğinin sağlanması amacıyla yürüttüğümüz faaliyetler hakkında gerekli bilgileri vermeden evvel, bu metnin daha iyi anlaşılabilmesi için metinde yer alan kavramların tanımlarına yer vermek gerektiğine inanıyoruz.
a) Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
b) Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
c) İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
d) Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
e) Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
f) Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
g) Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
ğ) Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
h) Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
ı) Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
ifade eder.
II. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Amacı
1. Genel Bilgilendirme
Kişisel veriler, ancak KVKK ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenebilir. Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur:
a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
KUTEL Hukuk & Avukatlık Ofisi ile;
- Hukuki görüş sorulması, danışmanlık hizmeti alımı, sözleşmelerin hazırlanması, incelenmesi, feshi ve hukuki görüş belirtilmesi alanlarında hizmet alımı için,
- Dava açılması, Savcılık şikayetinde bulunulması, idari veya özel mercilere başvuruda bulunulması ve benzeri hukuki ve idari süreçlerin başlatılması ve/veya yütürülmesi, geçici veya sürekli olarak sözleşmesel ilişki kapsamında hizmet alımı için,
- İş ortaklığı, iş başvurusu ve benzeri konularda iletişim kurulması için,
veri sahibi tarafından, elektronik veya fiziksel ortamda iletilen; ad, soyad, adres, telefon numarası, e-posta adresi, işletmeye ait unvan bilgisi, vergi kimliği bilgisi gibi kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi aşağıda detaylandırılan amaçlarla işlenmektedir.
KUTEL Hukuk & Avukatlık Ofisi, kişisel verilerinizi KVKK mevzuatına uygun olarak; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun biçimde, doğru ve güncel olacak şekilde, belirli, açık ve meşru amaçlar için ve bu meşru amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlemektedir.
2. Mevcut ve Potansiyel Müvekkiller Bakımından
2.1. Avukatlık-Marka Vekilliği ve Hukuki & İdari Danışmanlık Hizmetlerinin Sağlanması Amacı
Veri sahibi tarafından talep edilen veya bu kapsamda değerlendirilebilecek dolaylı hizmetler nedeniyle yürütülmesi gereken Avukatlık, Marka Vekilliği ve hukuki - idari danışmanlık faaliyetinin yerine getirebilmesi amacıyla verileriniz işlenmektedir. Yine bu faaliyetlerin yürütülmesi için gerekli olan ek hizmetler kapsamında değerlendirilebilecek ve talepleriniz doğrultusunda yürütülmesi gerekli olan faaliyetler (ihtarname gönderilmesi, ilgili kuruma başvuru yapılması, temsil, arabuluculuk ve sair mecralarda gerçekleştirilecek görüşmeler ve benzeri) için verileriniz tarafımızca işlenmektedir.
Özellikle;
i. Müvekkil veya aday müvekkiller tarafından alınan hukuki danışmanlık hizmeti sonrası dava ve benzeri hizmetlerin yürütülmesi için,
ii. Müvekkil veya aday müvekkiller ile yürütülen – yürütülmüş ve tamamlanmış bir faaliyetin güncellenen mevzuata uygun hale getirilmesi,
iii. Hukuki ve idari her türlü iş ve işlemin takibi ve yürütülmesi,
iv. Sözleşme süreçlerinde hukuki ve teknik destek sağlanması veri işleme amacının temelini oluşturur.
2.2. Avukatlık-Marka Vekilliği ve Hukuki & İdari Danışmanlık Hizmetlerinin İdari ve Mali Yönetimi Amacı
Mevzuattan kaynaklanan nedenlerle ilgili kişi ve/veya kurumlara gerekli bilgilerin verilmesi, Ofis tarafından yüklenilen vergisel sorumluluklar, Avukatlık Kanunu kapsamında yüklenilen sorumluluklar, saklama ve arşiv yükümlülüklerinin yerine getirilebilmesi ve benzeri idari faaliyetler nedeniyle verileriniz tarafımızca işlenmektedir.
3. İş Başvurusu Gerçekleştirenler Bakımından
KUTEL Hukuk & Avukatlık Ofisi, kendisi tarafından açılmış bir iş ilanı yahut iş ilanı olmaksızın kendisine iletilen iş başvuruları neticesinde elde ettiği kişisel verileri; adayların değerlendirilmesi ve işe alım sürecinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi, adaylarla iletişim kurulması, adaya e-posta bildirimi yahut GSM hattı üzerinden bilgi verilmesi, ek bilgi talep edilmesi ve benzeri işlemler için işlemektedir.
Başvurucunun referans olarak yahut iletişime geçilmesi amacıyla gösterdiği üçüncü kişilere ait kişisel veri niteliğindeki iletişim bilgileri (ad, soyad, e-mail adresi, GSM bilgisi, işyeri unvanı bilgisi gibi) ilgili kişi ile iletişime geçilmesi amacıyla işlenmektedir.
III. Kişisel Verilerin Aktarılması
Yukarıda sayılan amaçlarla bağlantılı ve bu amaçlara uygun olarak işlenen veriler, KUTEL Hukuk & Avukatlık Ofisi tarafından;
i. Vekil olarak gerçekleştirilen / gerçekleştirilecek hukuki veya idari işlemin amacına uygun olarak; ilgili özel veya kamu kurum/kuruluşu ile ilgili gerçek kişilere; (Türk Patent ve Marka Kurumu, mahkemeler, Savcılıklar, Noterlikler, sözleşmenin yahut hukuki işlemin tarafı olan üçüncü kişiler, ilgili idari merciler, vergi daireleri veya ilgili mevzuat gereği bilgi verilmesi gerekli olan diğer kurumlar),
ii. Hukuki işlemlerin yürütülebilmesi amacıyla KUTEL Hukuk & Avukatlık Ofisi çalışanlarına,
iii. Yurtdışında gerçekleştirilen ve hukuki - idari hizmet sağlanan bir işlem için gerekli olmak kaydı ile yurtdışında yerleşik üçüncü kişilere (danışmanlık, hukuki hizmet veya bilişim sistemlerine ilişkin teknik destek sağlayan) aktarılabilecektir.
IV. Kişisel Verilerin Toplanmasının Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Tarafınıza ait kişisel veriler,otomatik olmayan yollarla;
i. Fiziksel ortamda gerçekleştirilen sözlü iletişim yoluyla,
ii. Web sitemizde yer alan telefon numaramız üzerinden gerçekleştirilen aramalar yoluyla,
iii. Tarafınızca iletilen e-posta ve/veya diğer elektronik haberleşme kanalları yoluyla,
iv. Üçüncü kişilerle olan sözleşmesel ilişkiler yoluyla toplanmaktadır.
Yukarıda yer alan yöntemlerle toplanan kişisel veriler;
i. kanunlarda açıkça öngörülmesi;
ii. sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
iii. veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
iv. ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
v. bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
vii. ilgili kişinin temel hak ve hürriyetlerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması,
hal ve yasal temellerine dayanılarak açık rızanız olmaksızın işlenebilmektedir.
KUTEL Hukuk & Avukatlık Ofisi, özellikle, mevcut veya aday müvekkilleri adına gerçekleştireceği hukuki veya idari her türlü iş ve işlem ile veri işleme amacı bölümünde detayları gösterilen sebeplerle, bu amaçların gereği gibi, yasal yükümlülüklerine uygun olarak yerine getirilebilmesi ve müvekkil ile kurulan sözleşmeye uygun olarak hizmet ifasının sağlanabilmesi amacıyla veri toplamaktadır.
V. İLGİLİ KİŞİLERİN HAKLARI
Herkes,aşağıda yöntemi ve gerekli bilgileri gösterilen şekilde, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;
i. Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
ii. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
iii. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
iv. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
v. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, bu talep ile talep doğrultusunda gerçekleştirilecek işlemin veri aktarımı sağlanan üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,
vi. Kişisel verilerin işlenmesi için gerekli olan şartlar ortadan kalkmışsa, kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu talep ile talep doğrultusunda gerçekleştirilecek işlemin veri aktarımı sağlanan üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,
vii. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
viii. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
VI- Veri Sorumlusu Bilgileri Ve Hakların Kullanım Şekli
KUTEL Hukuk & Avukatlık Ofisi unvanı altında faaliyet gösteren ve Avukat & Marka Vekili Ecenur TUNCEL UYANIK tarafından kurulan ofisin veri sorumlusu Ecenur TUNCEL UYANIK olup ecenur.tuncel@kutelmarkatescil.com adresinden veya www.kutelhukuk.com sitesindeki iletişim bilgilerinden kendisi ile e-posta adresi kullanılarak iletişime geçilebilir.
Bir üst başlıkta belirtilen haklardan bir veya birkaçını kullanmak isteyen ilgili,
i. Taleplerini fiziksel ortamda, imzalı bir başvuru dilekçesi ile elden veya iadeli taahhütlü mektupla Mansuroğlu Mah. İslam Kerimov Cad. Lider Centrio B Blok K:8 D:80 Bayraklı/İZMİR adresine,
ii. Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış başvuru dilekçesi ile ecenur.tuncel@kutelhukuk.com adresine,
iii. Kişisel veriye ilişkin bilgi talep edilen kişi ile e-posta kullanıcısının aynı kişi olduğunun anlaşılması kaydı ile konusu ve talepleri açıkça belirtilen bir maili ecenur.tuncel@kutelhukuk.com adresine ulaştırabilir.
Yukarıda sayılan ve usulüne uygun nitelikte kabul edilebilecek başvurular, ilgilinin talep ettiği hakkın içerik ve niteliğine göre, talebin Ofise ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 (OTUZ) gün içerisinde cevaplandırılacaktır. Talebin içerik ve niteliğine göre, yerine getirilmesi için zaman ve/veya ekonomik maliyet gerekiyorsa Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ücret tarifesi uyarınca, ilgiliden ücret talep edilebilecektir. Ücretin ödenmemesi halinde, talebin yerine getirilemeyeceği ilgiliye bildirilecektir.
Saygılarımızla.
KUTEL Hukuk & Avukatlık Ofisi